Question 1

Onze mails komen bij sommige ontvangers in de spam

Accepted Answer

1. Draai onze gratis Domein-snelscan op je hoofddomein. Die geeft je in een minuut een lijstje met "ontbreekt" of "onveilig" punten.
2. Vraag de ontvanger om de mail terug te slepen uit Spam naar Inbox. Eén handmatige correctie helpt al voor toekomstige mails van jou.
3. Stuur niet vanuit Excel, een marketingtool of een nieuwe SaaS namens je hoofddomein zonder dat die in je SPF-record staat. Dat is reden #1.
4. Vermijd in onderwerp en eerste regel woorden als "GRATIS", "WIN", schreeuwerige hoofdletters of veel uitroeptekens.

Wanneer ons inschakelen: 
SPF/DKIM/DMARC zelf wijzigen is dichter bij DNS-werk dan bij mailen. Als de scan zegt dat er gaten zijn en je weet niet bij wie je je DNS beheert, mail ons - dan loodsen we je erdoorheen.

Question 2

Iemand meldt dat ze namens ons phishing-mail ontvangen

Accepted Answer

1. Vraag de ontvanger om de header van de mail door te sturen. Daarin staat het echte verzendserveradres, dat is bijna nooit van jouw infrastructuur.
2. Draai de Domein-snelscan: als jouw DMARC-policy op "none" staat, is spoofen lastig te blokkeren. Met DMARC op "quarantine" of "reject" stoppen meeste pogingen.
3. Communiceer kort naar je klanten: "Wij sturen nooit ongevraagd betaal-of-inloglinks". Verlaagt de schade van toekomstige spoof-pogingen.
4. Wijzig nog niets in paniek, geen wachtwoorden resetten en geen mailbox uitschakelen. Dat lost spoofing niet op (je mailbox is niet gehackt).

Wanneer ons inschakelen: 
Bij meerdere ontvangers, of als de phishing-mail een functioneel ogend antwoordadres bij jou heeft, neem contact op. Dan helpen we je DMARC fatsoenlijk afregelen en filteren we de bekende routes.

Question 3

Een mail bouncet (NDR) - delivery failed

Accepted Answer

1. Open de NDR-mail volledig en zoek naar een regel als "550 5.1.1" of "Recipient address rejected". Dat is de reden in twee woorden.
2. Typo in adres: open de mail in Verzonden Items en stuur opnieuw met juist adres. Tip: voeg meteen toe aan contacten zodat de auto-suggestie van Outlook het niet meer fout doet.
3. "Mailbox quota exceeded": de ontvanger heeft een volle mailbox. Bel of app ze, dan weten ze het.
4. "5.7.1 message rejected as spam": jouw afzender wordt geweigerd. Zie het hoofdstuk over spam-aflevering.
5. "DNS lookup failed": het ontvangende domein bestaat niet of werkt niet. Niets dat jij vanuit hier kan oplossen.

Wanneer ons inschakelen: 
Als jouw eigen domein in de NDR genoemd wordt als de "rejecting" partij - dat is jouw eigen filter dat tegenstribbelt - dan kunnen wij in je tenant kijken.

Question 4

De domein-scan zegt SPF/DKIM/DMARC ontbreekt - wat betekent dat?

Accepted Answer

1. SPF (TXT-record op je domein): bevat de IP's of domeinen die mogen versturen. Mist het, of staat er ?all in plaats van -all, dan is het zwak.
2. DKIM (handtekening): jouw mailprovider zet een digitale handtekening op uitgaande mails. Wordt dat niet gedaan, dan ziet de ontvanger geen bewijs dat het echt van jou is.
3. DMARC (TXT op _dmarc.jouwdomein): vertelt ontvangers wat te doen als SPF en DKIM falen. Op "none" gebeurt er niets, op "quarantine" gaat verdacht naar spam.
4. Eerst zelf inzicht: draai onze Domein-snelscan en lees in begrijpelijke taal wat er staat en wat er kan worden verbeterd.

Wanneer ons inschakelen: 
Het wijzigen vereist toegang tot DNS van je domein - bij wie je de domeinnaam hebt geregistreerd. Niet tot je mailbox. Wij kunnen het samen met je registrar regelen als dat nieuw voor je is.

Question 5

Afwezigheidsassistent verstuurt niets, of verstuurt te veel

Accepted Answer

1. Outlook > Bestand > Automatische antwoorden. Controleer dat "Automatische antwoorden verzenden" aan staat en dat de tijdsperiode klopt.
2. Twee tabbladen: "Binnen mijn organisatie" en "Buiten mijn organisatie". Veel mensen vullen alleen de eerste in en zien dan dat externe afzenders niets terugkrijgen.
3. Extern beperkt? Vink "Mijn contactpersonen" of "Iedereen buiten mijn organisatie" aan, niet alleen "Mijn contactpersonen" - anders missen onbekende afzenders het.
4. Voor Outlook Web: outlook.office.com > tandwiel > "Automatische antwoorden". Identieke instelling, soms makkelijker te bereiken vanaf telefoon.
5. Als hij wel verstuurt maar te vaak naar dezelfde persoon: dat is normaal, Outlook stuurt per persoon één keer per sessie.

Wanneer ons inschakelen: 
Werkt automatische antwoorden niet voor één specifieke afzender, of veroorzaken ze een mail-loop? Dat is een filter- of regel-probleem dat wij vanaf onze kant beter kunnen bekijken.

Question 6

Mijn e-mail-handtekening is anders op desktop, web en telefoon

Accepted Answer

1. Outlook desktop > Bestand > Opties > E-mail > Handtekeningen. Hier staan de lokale; veranderingen syncen niet automatisch naar web of telefoon.
2. Outlook Web > tandwiel > "Handtekeningen". Aparte instelling, vul dezelfde tekst handmatig.
3. Telefoon (iOS/Android Outlook-app): Instellingen > Handtekening. Weer apart.
4. Voor consistente handtekeningen bedrijfsbreed kan IT een centrale handtekening-tool aanzetten (Microsoft Roaming Signatures of een tool zoals Exclaimer). Eén keer goed inrichten, daarna alles synced.

Wanneer ons inschakelen: 
Voor uniforme handtekeningen over alle gebruikers en apparaten met logo, disclaimers, etc. is een centrale tool de juiste oplossing. Wij doen dat regelmatig.

Question 7

Nieuw mailadres of alias voor een rol of nieuwe medewerker

Accepted Answer

1. Bepaal: nieuwe persoon = mailbox met eigen license. Rol- of teamadres = alias of gedeelde mailbox.
2. Aliassen zijn gratis (tot 400 per gebruiker). Een gedeelde mailbox is ook gratis tot 50 GB en als er geen aparte login nodig is.
3. In M365 admin: Active users > [user] > Manage username and email > Add alias. Of Teams & Groups > Shared mailboxes > Add a shared mailbox.
4. Regel daarna: handtekening, auto-reply, en welke mensen hem mogen lezen. Voor je hem aankondigt naar buiten.

Wanneer ons inschakelen: 
Voor onze klanten regelen we dit administratief. Eén mail naar info@vectel.nl met de gewenste naam en wie er bij mag is genoeg.

Question 8

Verdachte factuur-mail of "betalings-vraag" van een leverancier

Accepted Answer

1. Niet klikken op links of knoppen in de mail. Open de leveranciers-portal direct via een eerder gebruikt bookmark of via een Google-zoekopdracht naar de echte leveranciersnaam.
2. Bel de leverancier op een nummer dat je al kende (oude factuur, contract, hun officiele site). Niet via een nummer in de verdachte mail.
3. Bekijk de afzender-domeinnaam letterlijk: "leverancier.com" vs "leverancier-betalen.com" of "leverancier.nl-betaal.com" zijn typische phish-vormen.
4. Voorzichtig: phishers gebruiken soms een echt gehackt account van een echte leverancier. Twijfel je? Bel.

Wanneer ons inschakelen: 
Heb je al betaald of inloggegevens ingevuld? Bel direct je bank en daarna ons. De eerste 24 uur zijn cruciaal voor terughalen.

Question 9

Ik krijg DMARC-rapporten binnen, maar snap er niets van

Accepted Answer

1. Verzamel een week aan rapporten in een aparte map of mailbox. Eén dag zegt te weinig.
2. Upload ze in een gratis DMARC-rapport-viewer. Je krijgt een tabel met afzenders en pass/fail per regel.
3. Markeer wat je herkent (eigen mailprovider, je facturatietool) als legitiem en check of die in SPF en DKIM staan.
4. Wat overblijft en niet thuishoort, is spoofing of vergeten shadow-IT. Negeer het niet, maar paniek hoeft niet.

Wanneer ons inschakelen: 
Als je vooral 'pass-fail' ziet en niet weet welke verzender erbij hoort, mail ons - we kijken samen welke regels legitiem zijn en welke je beter blokkeert.

Question 10

Ons logo staat niet naast onze mail in Gmail

Accepted Answer

1. Controleer eerst of DMARC op 'quarantine' of 'reject' staat. Op 'none' werkt BIMI sowieso niet.
2. Maak een vierkant SVG-logo zonder verlopen of effecten, in de strikte BIMI-variant van het formaat.
3. Voor Gmail en Apple Mail heb je daarnaast een betaald VMC- of CMC-certificaat nodig. Kleinere providers accepteren soms ook zonder VMC, maar reken er niet op.
4. Plaats het BIMI TXT-record op default._bimi.jouwdomein en wacht een paar dagen op zichtbaarheid.

Wanneer ons inschakelen: 
Het logo zelf voorbereiden kun je zelf, het VMC-traject loopt via een certificaatpartij en kost geld. Wil je weten of het zinvol is voor jouw verzendvolume, vraag het ons.

Question 11

Een grote ontvanger vraagt of wij MTA-STS hebben

Accepted Answer

1. Host een tekstbestand op mta-sts.jouwdomein/.well-known/mta-sts.txt met een mode-regel en je MX-namen.
2. Plaats een TXT-record op _mta-sts.jouwdomein met een versie- en id-veld.
3. Begin met mode 'testing' en laat het een paar weken draaien. Pas daarna naar 'enforce' zetten.
4. Activeer ook TLS-RPT (zie aparte entry) zodat je rapporten krijgt over mislukte TLS-verbindingen.

Wanneer ons inschakelen: 
De policy-file moet via HTTPS bereikbaar zijn op een subdomein, dat raakt zowel je hosting als je DNS. Werk je niet met die infrastructuur, dan zetten wij het voor je op.

Question 12

Wat zijn die TLS-RPT rapporten die ik krijg?

Accepted Answer

1. Maak een TXT-record op _smtp._tls.jouwdomein met een rua-veld dat naar een verzamelmailbox wijst.
2. Maak een aparte mailbox of distributielijst voor die rapporten - ze komen dagelijks binnen.
3. Lees periodiek mee. Veel 'success' is goed nieuws. Plotseling 'failure' duidt op een verlopen certificaat of onbereikbare MX.
4. Combineer met MTA-STS voor het volledige beeld; alleen TLS-RPT zonder MTA-STS rapporteert wel maar dwingt niets af.

Wanneer ons inschakelen: 
Als rapporten constant fouten melden en je weet niet welke MX-host ze betreffen, stuur ons er een paar door - dan duiden we ze.

Question 13

Mails komen pas na vijf of tien minuten aan

Accepted Answer

1. Vraag de ontvanger of ze een greylist of soortgelijk filter hebben. Een keer goedkeuren kan toekomstige vertraging wegnemen.
2. Kijk in de message-headers naar de tijd tussen 'Received' regels. Een gat van enkele minuten bevestigt greylisting.
3. Versturen blijft vanzelf werken; ga niet meermaals dezelfde mail opnieuw sturen.
4. Moet de mail nu echt door, bel dan even. Dat is sneller dan technisch dwingen.

Wanneer ons inschakelen: 
Lijdt je hele domein hieronder en blijft het terugkomen, dan kunnen we kijken of er een reputatie-issue speelt waardoor ontvangers je extra streng filteren.

Question 14

Een binnenkomende mail zit in quarantaine, ik zie hem niet in de inbox

Accepted Answer

1. Check je dagelijkse quarantaine-overzicht in de mail. Daar staat een directe knop om vrij te geven.
2. Geef alleen vrij wat je echt verwacht. Bij twijfel: vraag de afzender via een ander kanaal te bevestigen.
3. Vrijgeven vrijwaart deze ene mail, maar voegt de afzender niet automatisch toe aan een veilige lijst.
4. Krijg je vaak post van dezelfde legitieme afzender in quarantaine, vraag dan je beheerder om een filter-uitzondering.

Wanneer ons inschakelen: 
Vermissen meerdere collega's mail uit dezelfde bron, of zit je quarantaine-overzicht niet in je mail, dan kunnen wij de regels in je tenant aanpassen.

Question 15

Eén keer per week komen alle mails plotseling met vertraging binnen

Accepted Answer

1. Bekijk je MX-records en noteer de prioriteiten. Twee gelijkwaardige MX-en is meestal niet wat je wilt.
2. Houd één primaire MX op lage prioriteit en pas een fallback-MX als je weet dat die ook werkt en dezelfde mailbox bedient.
3. Test je fallback door tijdelijk de primaire MX onbereikbaar te maken in een testopstelling, niet productie.
4. Verwijder oude, vergeten MX-records van een vorige provider - dat is een veelvoorkomende oorzaak.

Wanneer ons inschakelen: 
MX-records aanpassen gebeurt in DNS bij je registrar of provider. Onbekend terrein? Vraag het ons - dit is precies waar één foutje een dag mailstilte oplevert.

Question 16

Mail naar info@ stuitert eindeloos en bouncet

Accepted Answer

1. Teken op papier wie naar wie doorstuurt. Begin bij het adres dat de bounce kreeg.
2. Zoek naar adressen die in elkaars 'forward'-instelling staan, of een groep die zichzelf als lid heeft.
3. Verbreek één van de schakels: zet het doorsturen uit of haal het zichzelf-lidmaatschap weg.
4. Test met één testmail vanaf buitenaf - niet vanaf een ander intern adres, want dat verbergt de loop soms.

Wanneer ons inschakelen: 
Heb je geen overzicht meer over wie wat doorstuurt, dan trekken wij het schema in jouw tenant uit en knippen door waar nodig.

Question 17

Externe mensen kunnen niet posten naar onze groep

Accepted Answer

1. Beslis eerst: wil je echt dat iedereen aan deze lijst kan posten, of alleen specifieke partners?
2. Voor specifieke partners: laat je beheerder die adressen op een toegestaan-lijst zetten voor de groep.
3. Voor open groepen: laat de instelling 'externe afzenders toestaan' aanzetten op de groep, niet op de hele tenant.
4. Communiceer naar de leden dat de groep nu open is - dan weten ze dat een rare mail er ineens wel doorkomt.

Wanneer ons inschakelen: 
Beheerderstoegang nodig om dit te wijzigen. Geen idee waar dat zit, of twijfel of je het echt open wil zetten? Bel even, we kijken mee.

Question 18

Mail vanuit gedeelde mailbox staat in mijn eigen Verzonden, niet in die van de gedeelde

Accepted Answer

1. Vraag je beheerder om op de gedeelde mailbox de optie 'kopie van verzonden items in gedeelde mailbox' aan te zetten.
2. Sluit Outlook eenmalig af en open opnieuw - de wijziging slaat niet altijd direct aan in een lopende sessie.
3. Stuur een testmail vanuit de gedeelde mailbox en check of die nu in de gedeelde Verzonden Items terechtkomt.
4. Oude mails komen niet alsnog over; vanaf nu wel. Wijs collega's daarop zodat ze niet zoeken naar geschiedenis.

Wanneer ons inschakelen: 
Vraag voor je beheerder; wij kunnen het ook voor je instellen als je daar geen toegang toe hebt.

Question 19

Ik kan niet vanuit een ander adres versturen, krijg een afwijzing

Accepted Answer

1. Bevestig welk adres je wil gebruiken. Vaak verwart men 'Send As' met 'Send on Behalf' - die laatste laat ontvangers zien dat jij namens iemand stuurt.
2. Vraag je beheerder om jou expliciet 'Send As' op die mailbox te geven.
3. Sluit Outlook af, wacht een paar minuten, en open opnieuw - rechten worden niet altijd direct doorgepushed.
4. Type het Van-adres handmatig in de eerste keer; volgende keer staat het in de keuzelijst.

Wanneer ons inschakelen: 
Werken de stappen niet, dan kan er een conflict zijn met directory-sync of een ouder beleid in je tenant. Stuur de exacte foutmelding mee.

Question 20

Onze nieuwsbrief krijgt geen 'uitschrijf'-knop bovenaan in Gmail

Accepted Answer

1. Stuur jezelf een testnieuwsbrief en bekijk de volledige headers. Zoek naar 'List-Unsubscribe'.
2. Mist die regel: zet bij je verzendtool de optie 'voeg list-unsubscribe header toe' aan. Bijna alle moderne tools hebben dit.
3. Voor Gmail's één-klik knop is ook 'List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click' nodig.
4. Test bij een Gmail-ontvanger of de knop nu zichtbaar is. Het kan een dag duren voor Gmail het oppikt.

Wanneer ons inschakelen: 
Doe je je nieuwsbrief via een eigen ontwikkeld script of een onbekende SaaS, dan kunnen we helpen de juiste header te genereren.

Question 21

Outlook stelt steeds het verkeerde adres voor

Accepted Answer

1. Begin het adres te typen in een nieuw mailtje. Wanneer de foute suggestie verschijnt, gebruik de pijltjestoets en verwijder die regel met het kruisje ernaast.
2. Maak het juiste adres aan in je contacten zodat de naam-suggestie er voortaan automatisch komt.
3. Wil je de hele cache leegmaken: er is een knop in Outlook-instellingen om de auto-aanvullijst te wissen. Doe dat alleen als je veel troep hebt.
4. Voor gedeelde teams: wijs collega's erop dat hun cache ook eigen rotzooi kan bevatten - jouw poets bij hen niet.

Wanneer ons inschakelen: 
Geen escalatie nodig - klein huishoudelijk werkje.

Question 22

Bijlage wordt geweigerd als 'te groot'

Accepted Answer

1. Upload het bestand naar OneDrive of SharePoint en deel een link in plaats van een bijlage. De ontvanger ziet het bestand zonder mailbox-druk.
2. Bij gevoelige bestanden: gebruik een gedeelde link met vervaldatum en eventueel wachtwoord. De link erna verloopt vanzelf.
3. Foto's eerst kleiner exporteren als hoge kwaliteit niet nodig is. Dat scheelt vaak een factor tien.
4. Heel groot of veel ontvangers? Een tijdelijk doorstuurportaal als WeTransfer is prima - mits het niet om vertrouwelijke data gaat.

Wanneer ons inschakelen: 
Heb je structureel grote bestanden te delen met externe partijen, dan kunnen we een nette oplossing in jouw 365-omgeving inrichten.

Question 23

Een klant vraagt of we S/MIME-versleuteld kunnen mailen

Accepted Answer

1. Vraag of de klant echt S/MIME wil, of dat een wachtwoord-beveiligde bijlage of een veilige portal volstaat. Vaak is het laatste praktischer.
2. Voor S/MIME heb je per gebruiker een persoonlijk certificaat nodig van een vertrouwde uitgever, en je moet het publieke deel uitwisselen.
3. Zonder uitgewisseld publiek certificaat kun je versleuteld ondertekenen maar niet versleuteld versturen naar die klant.
4. Test eerst met één gebruiker en één ontvanger voor je het breder uitrolt - sleutel-beheer is het echte werk, niet het versturen.

Wanneer ons inschakelen: 
Certificaten aanvragen, uitrollen op apparaten en mensen begeleiden bij sleutelbeheer is een traject. Wil je dit serieus opzetten, vraag een afspraak aan.

Question 24

Hoe stuur ik een bijlage waar alleen de ontvanger bij kan?

Accepted Answer

1. Maak een ZIP en zet er een wachtwoord op via je archief-tool naar keuze. Kies een wachtwoord dat je niet in dezelfde mail meestuurt.
2. Stuur het wachtwoord via een ander kanaal: telefoon, sms of een berichtenapp. Nooit dezelfde mailthread.
3. Of: zet het bestand op OneDrive en deel met 'specifieke personen' plus een wachtwoord op de link.
4. Vraag de ontvanger om bevestiging dat ze het hebben kunnen openen voor je het bronbestand verwijdert.

Wanneer ons inschakelen: 
Doe je dit dagelijks en wordt het rommelig, dan helpen we een nette manier inrichten - zonder dat collega's elke keer wachtwoorden moeten verzinnen.

Question 25

Mijn mailregel werkt op kantoor maar niet op mijn telefoon

Accepted Answer

1. Open je regels in Outlook en kijk welke gemarkeerd zijn als 'alleen-cliënt'. Die werken niet zonder draaiende Outlook.
2. Probeer dezelfde regel server-side te maken; sommige acties (bijv. afspelen van een geluid) kan dat niet en dwingen client-side af.
3. Voor regels die overal moeten werken: hou de actie simpel - verplaatsen, verwijderen, markeren - dan blijft het server-side.
4. Test door je laptop af te sluiten en een testmail te sturen vanaf een ander adres. Komt hij in de verwachte map terecht?

Wanneer ons inschakelen: 
Heb je dertig regels die elkaar tegenwerken, dan is dat geen één-stap fix. Stuur ons een lijstje en we ruimen het op.

Question 26

Mijn auto-doorstuur naar mijn privé-Gmail werkt niet meer

Accepted Answer

1. Bevestig dat het beleid in jouw tenant inderdaad extern doorsturen blokkeert. Vaak komt er een melding terug bij het instellen.
2. Heroverweeg de noodzaak: privé-Gmail is doorgaans geen plek voor zakelijke mail. Je beheerder zal er niet voor niets bezwaar tegen hebben.
3. Voor échte uitzonderingen: laat de beheerder een uitzondering toestaan op specifieke gebruikers, niet tenant-breed.
4. Beter alternatief: gebruik de Outlook-app op je telefoon, dan heb je je werkmail zonder doorsturen.

Wanneer ons inschakelen: 
Aanpassen van dit beleid is een beheerderskwestie en raakt direct je security-houding. Wil je het uitzonderen, vraag het ons - we kijken eerst of er een zonniger oplossing is.

Question 27

Onze nieuwsbrief levert na verloop van tijd minder bezorging op

Accepted Answer

1. Bekijk in je nieuwsbrief-tool welke adressen 'hard bounce' geven en zet die op inactief. Niet meer aanschrijven.
2. Inactiveer ook adressen die maandenlang niet openen. Een schoner bestand levert betere bezorging dan een groot bestand.
3. Stel grenzen in voor automatisch uitsluiten - de meeste tools kunnen dat zelf na X bounces.
4. Communiceer in je laatste mail naar slapers expliciet dat je hen gaat uitschrijven; soms levert dat weer activiteit op.

Wanneer ons inschakelen: 
Bij een ingewikkelde lijst-historie of een ouder verzendsysteem zonder bounce-handling kunnen wij je migreren naar iets dat het wel netjes regelt.

Question 28

Onze mails worden gemarkeerd als 'mogelijk misleidend' door de naam

Accepted Answer

1. Bekijk de afzender-naam zoals ontvangers hem zien, niet alleen het adres. Hou het bij je eigen bedrijfsnaam, niets meer.
2. Vermijd merknamen, woorden als 'support', 'security', of valuta-symbolen in de naam.
3. Voor handtekeningen: gebruik consistent één naam-formaat over alle mailboxen heen.
4. Bij afzonderlijke campagnes: laat duidelijk zien om welk bedrijf het gaat in de eerste regels van de mail.

Wanneer ons inschakelen: 
Krijg je hier strafpunten over uit een DMARC-rapportage of een spam-melding van een grote ontvanger, stuur ons de melding - we kijken hoe we de classificatie omdraaien.

Question 29

SPF-check faalt met 'too many DNS lookups' of permerror

Accepted Answer

1. Tel includes en a/mx-mechanismen in je SPF-record
2. Vlak SPF af met een flatten-tool of dedicated subdomein per ESP
3. Gooi ongebruikte includes eruit (oude CRM, oude mailprovider)
4. Hertest met dmarcian of mxtoolbox tot lookups onder de 10 zijn

Wanneer ons inschakelen: 
Als verschillende afdelingen aparte ESP's hebben en flatten te complex wordt, splits per subdomein.

Question 30

Meerdere merken op één mailserver, SPF werkt niet voor alle domeinen

Accepted Answer

1. Per domein eigen SPF-record met de juiste include of ip4
2. Controleer dat helo/EHLO een hostname op één van de domeinen is
3. Stel DKIM per domein in, niet één gedeelde key
4. Test met een testmail vanuit elk merk naar een Gmail-account

Wanneer ons inschakelen: 
Bij twijfel over verzendend IP, vraag de mailprovider om een lijst van uitgaande IP's.

Question 31

DKIM-key staat al jaren actief, willen we roteren?

Accepted Answer

1. Genereer een nieuwe DKIM-key met een andere selector
2. Publiceer de nieuwe selector in DNS, laat de oude staan
3. Schakel de provider over naar de nieuwe selector
4. Wacht een week, verwijder dan de oude DNS-record

Wanneer ons inschakelen: 
Roteer minimaal jaarlijks, vaker als je payroll- of factuurmail verstuurt.

Question 32

Onze DKIM-getekende mail wordt hergebruikt door een spammer

Accepted Answer

1. Check Postmaster Tools en SNDS op pieken die niet van jou komen
2. Beperk de geldigheidsduur (x= tag) op DKIM-signing
3. Voeg 'l=' tag NIET toe, laat de hele body tekenen
4. Roteer de selector als de replay actief is

Wanneer ons inschakelen: 
Als reputatie hard daalt door replay, schakel mailprovider in voor abuse-melding richting ontvangers.

Question 33

Willen DMARC op p=reject zetten, maar zijn bang dat legitieme mail sneuvelt

Accepted Answer

1. Start op p=quarantine pct=10
2. Lees DMARC-rapporten twee weken, fix elke legitieme bron
3. Schaal pct op naar 25, 50, 100
4. Pas dan p=reject pct=100

Wanneer ons inschakelen: 
Als rapporten een bron tonen die je niet kent, eerst onderzoeken voor je verder schaalt.

Question 34

DMARC-rapport laat tien verzendende IP's zien, ik weet niet welke van ons zijn

Accepted Answer

1. Gebruik een DMARC-aggregator (dmarcian, Postmark) om rapporten te visualiseren
2. Zoek per IP de PTR-record op, dat geeft vaak de provider
3. Match IP's met je bekende diensten (CRM, ESP, ticketing)
4. Onbekende bronnen: blokkeer of breng onder DKIM/SPF

Wanneer ons inschakelen: 
Bij IP's die je niet kunt thuisbrengen, niet meteen p=reject, eerst identificatie.

Question 35

Mail via een doorstuurservice (Mailman, oud-alumni) faalt op DMARC

Accepted Answer

1. Vraag de forwarder of die ARC-signing ondersteunt
2. Activeer ARC bij de forwarder als optie beschikbaar is
3. Controleer in Gmail dat 'arc=pass' in de Authentication-Results staat
4. Bij geen ARC-support: forwarder vervangen of mailing-list software upgraden

Wanneer ons inschakelen: 
Veel oude listservers ondersteunen geen ARC. Migreren naar Groups.io of Discourse lost het op.

Question 36

Mail bouncet, hoe weet ik of het tijdelijk of permanent is?

Accepted Answer

1. Lees de NDR, zoek de drie-cijferige code
2. 4xx: opnieuw proberen na een paar uur, je mailserver doet dit meestal automatisch
3. 5xx: adres uit de lijst halen of bij de ontvanger laten controleren
4. Repeterende soft bounces na een week behandelen als hard

Wanneer ons inschakelen: 
Als alle ontvangers van één domein soft bouncen, kijk naar greylisting of MX-problemen aan hun kant.

Question 37

Bounce met 5.7.1: 'message rejected' of 'not authorised'

Accepted Answer

1. Lees de volledige reject-tekst in de NDR, vaak staat de reden erbij
2. Check SPF/DKIM/DMARC voor het verzendend domein
3. Controleer of jouw IP op een blocklist staat (mxtoolbox)
4. Bij Microsoft-ontvangers: check sender-reputation in SNDS

Wanneer ons inschakelen: 
Sommige 5.7.1-codes komen van transport-rules bij de ontvanger, dan moet de ontvanger zelf aanpassen.

Question 38

Bounce met 5.4.1: 'recipient address rejected, access denied'

Accepted Answer

1. Vraag de ontvanger te checken of jouw adres geblokkeerd staat
2. Controleer transport-rules in Exchange Online aan ontvangerkant
3. Verstuur testmail vanuit een ander domein om verzendend probleem uit te sluiten
4. Bij hybride: check connector-routing tussen on-prem en cloud

Wanneer ons inschakelen: 
5.4.1 los je niet op aan verzendkant als de ontvanger toegang ontzegt, ze moeten meekijken.

Question 39

Bounce met 4.4.7: 'message expired, retry timeout exceeded'

Accepted Answer

1. Check de MX-records van het ontvangend domein
2. Test of hun mailserver bereikbaar is op poort 25 vanaf jouw IP
3. Wijst vaak op DNS-problemen of langdurige outage aan ontvangerkant
4. Probeer telefonisch contact, mail komt nu niet door

Wanneer ons inschakelen: 
Als alle berichten naar één domein 4.4.7'en, neem contact op met hun IT-leverancier.

Question 40

Onze IP staat op een blocklist (Spamhaus, Barracuda)

Accepted Answer

1. Check op mxtoolbox welke RBL's je IP listen
2. Klik door naar de RBL en lees waarom (spam, open relay, gecompromitteerd account)
3. Fix de oorzaak voor je delisting aanvraagt, anders kom je er meteen weer op
4. Vraag delisting aan via het formulier van de betreffende RBL

Wanneer ons inschakelen: 
Bij Spamhaus SBL: graven in mailflow-logs, vaak een gehackt gebruikersaccount dat spam verstuurt.

Question 41

Hoe houden we onze sender-reputation in de gaten?

Accepted Answer

1. Registreer je verzendend IP op Microsoft SNDS
2. Voeg je domein toe aan Google Postmaster Tools, verifieer via DNS
3. Wacht 1-2 weken voor data binnen begint te komen
4. Check wekelijks op spam-rate, IP-status en authentication-success

Wanneer ons inschakelen: 
Bij rode reputatie in Postmaster Tools: stoppen met massamail tot oorzaak gevonden is.

Question 42

We krijgen een nieuw verzendend IP, wat nu?

Accepted Answer

1. Begin met 50-100 mails per dag in week 1
2. Verdubbel volume elke twee dagen, mits open-rate goed is
3. Stuur eerst alleen naar geëngageerde ontvangers (recente klanten)
4. Volledige opwarming duurt 4-6 weken bij dagelijkse send

Wanneer ons inschakelen: 
Als bounces of spam-klachten omhoog gaan, terug naar lagere volumes.

Question 43

Moeten we dedicated IP nemen of shared IP houden?

Accepted Answer

1. Onder 50k/maand: blijf op shared, kies een ESP met goede reputatie
2. Boven 50k/maand: overweeg dedicated voor controle
3. Dedicated IP vraagt warming en consistent volume
4. Onregelmatig versturen op dedicated schaadt eigen reputatie

Wanneer ons inschakelen: 
Bij twijfel: vraag de ESP om hun shared-IP-reputatie cijfers voor je migreert.

Question 44

Wachtwoord-resets en nieuwsbrieven gaan via hetzelfde domein, problemen?

Accepted Answer

1. Splits op subdomein: tx.bedrijf.nl voor transactioneel, news.bedrijf.nl voor marketing
2. Aparte SPF, DKIM, DMARC per subdomein
3. Aparte ESP of pool per stroom
4. Monitoring op beide subdomeinen apart

Wanneer ons inschakelen: 
Bij heel veel klachten op marketing: ook fysiek scheiden via aparte verzendende IP-pool.

Question 45

DMARC faalt op alignment terwijl SPF en DKIM allebei pass zijn

Accepted Answer

1. Check de Return-Path-header in de bron
2. Vergelijk met het From-adres in de header
3. Beide moeten op hetzelfde organisatorisch domein staan
4. ESP-instellingen: zet 'custom return path' aan zodat envelope ook jouw domein gebruikt

Wanneer ons inschakelen: 
Bij ESP zonder custom return path: switch ESP, dat blokkeert DMARC strict alignment.

Question 46

Onze contactformulier-mails komen niet aan, log zegt 'header injection'

Accepted Answer

1. Check je formulier-script: filter  en 
 uit alle invoer naar headers
2. Gebruik een mail-library (PHPMailer, Symfony Mailer) in plaats van handmatig samenstellen
3. Lees de error-log van de mailserver, zoek 'invalid header'
4. Test met een payload met newlines om te valideren dat filter werkt

Wanneer ons inschakelen: 
Bij oude legacy formulieren: vervangen door moderne library, sneller dan repareren.

Question 47

Bijlage met .exe of macro-Excel komt niet door

Accepted Answer

1. Bekijk de geblokkeerde extensies in Microsoft 365 Defender
2. Verstuur het bestand in een wachtwoord-zip met afzonderlijk wachtwoord
3. Of zet het in OneDrive/SharePoint en deel een link
4. Macro's: het bestand zelf onverstuurbaar laten en alleen via interne deling

Wanneer ons inschakelen: 
Tijdelijke uitzondering kan, maar bij voorkeur het bestandsformaat veranderen, niet de policy verzwakken.

Question 48

Links in onze mail beginnen met safelinks.protection.outlook.com

Accepted Answer

1. Bevestig in Defender of Safe Links aan staat (meestal terecht)
2. Whitelist je eigen domeinen alleen als tracking echt breekt
3. Voor klanten: leg uit dat de safelinks-prefix de echte URL na klik weergeeft
4. Niet uitschakelen, dat opent phishing-deur weer

Wanneer ons inschakelen: 
Voor specifieke marketing-domeinen: 'Do not rewrite' op die URL, niet globaal uit.

Question 49

Inbox-regels werken pas tien minuten nadat de mail binnenkomt

Accepted Answer

1. Check of je regel client-only is (icoon ernaast in regelmenu)
2. Maak server-side variant via Outlook Web of Exchange Admin
3. Vermijd acties die client-only zijn (afspelen geluid, weergeven popup)
4. Test door client te sluiten en mail te ontvangen

Wanneer ons inschakelen: 
Als regel server-side moet maar Outlook hem omzet naar client: regel opnieuw bouwen via OWA.

Question 50

Transport-rule werkt niet zoals verwacht, andere rule lijkt eroverheen te lopen

Accepted Answer

1. Open Exchange Admin, sorteer transport-rules op prioriteit
2. Check welke regels 'Stop processing more rules' aan hebben
3. Reorder zodat specifiekere rules vóór generieke staan
4. Test met message trace om te zien welke rule daadwerkelijk pakt

Wanneer ons inschakelen: 
Veel regels door elkaar: documenteer alles in een spreadsheet voor je opnieuw begint.

Question 51

Onze applicatie kan niet meer dan X mails per uur via Office 365 SMTP

Accepted Answer

1. Inventariseer dagelijks volume per applicatie
2. Onder 10k/dag/gebruiker: blijf op O365 maar verdeel over meerdere accounts
3. Boven dat: switch naar dedicated relay (SendGrid, Brevo, AWS SES)
4. Voor transactioneel altijd dedicated, niet O365

Wanneer ons inschakelen: 
Bij ad-hoc spikes (bv. nieuwsbrief-batch): aparte ESP, niet de SMTP-relay van O365 misbruiken.

Question 52

Microsoft 365 blokkeert standaard automatisch doorsturen naar buiten

Accepted Answer

1. Open Defender > Anti-spam outbound policy
2. 'Automatic forwarding' staat op 'Automatic - System-controlled'
3. Voor uitzonderingen: aparte policy voor specifieke gebruikers
4. Vraag wel altijd waarom doorsturen nodig is, vaak is gedeelde mailbox beter

Wanneer ons inschakelen: 
Doorsturen naar privé-mail is bijna altijd een datalek, kies bewust en log.

Question 53

Mail naar distributiegroep komt bij sommige leden niet aan

Accepted Answer

1. Run message trace voor de groep, kijk naar individuele expansion
2. Identificeer welke leden bouncen of vertraagd zijn
3. Verwijder dode adressen uit de groep
4. Voor grote groepen: switch naar dynamische groep of M365 group

Wanneer ons inschakelen: 
Bij oude on-prem distributiegroepen: migratie naar M365 Groups overwegen.

Question 54

We willen 'alle medewerkers in Amsterdam' als mailgroep zonder handmatig bijhouden

Accepted Answer

1. Zorg dat City of Department in Azure AD goed is gevuld
2. Maak in Exchange Admin een 'dynamic distribution group' met filter op City eq 'Amsterdam'
3. Test met Get-DynamicDistributionGroupMember in PowerShell
4. Documenteer het filter zodat opvolger het kan onderhouden

Wanneer ons inschakelen: 
Als attribuut-data slecht is, eerst HR-bron schoonmaken. Anders krijg je rare lege groepen.

Question 55

Onze multifunctional/scanner moet via een smart-host versturen

Accepted Answer

1. Kies tussen O365 SMTP relay, third-party (SendGrid) of eigen relay
2. Configureer apparaat met SMTP-server, poort 587, STARTTLS
3. Gebruik een service-account, niet een persoonlijk account
4. SPF: voeg de relay-IP of include toe aan je SPF-record

Wanneer ons inschakelen: 
Voor veel apparaten: dedicated relay-server met IP-whitelist beter dan creds verspreiden.

Question 56

We hebben Exchange on-prem en Exchange Online, mail tussen postvakken hapert

Accepted Answer

1. Run Exchange Hybrid Configuration Wizard opnieuw als basisstap
2. Check certificate-binding op de Send-connector
3. Test mailflow met message trace tussen on-prem en cloud postvak
4. Validate dat dezelfde geaccepteerde domeinen beide kanten kennen

Wanneer ons inschakelen: 
Hybrid blijft fragiel. Migratie afronden naar puur cloud is meestal de uitweg.

Question 57

Genodigden accepteren meeting, maar organisator ziet de status niet

Accepted Answer

1. Vraag genodigde of die de meeting forward heeft, dat verstoort tracking
2. Check dat het antwoord van het uitgenodigde account komt, niet een delegate
3. Bij cross-tenant: federation/free-busy moet aanstaan tussen tenants
4. In Outlook: View > Tracking om alle responses te zien

Wanneer ons inschakelen: 
Bij gedeelde agenda's: tracking gaat naar de organisator-mailbox, niet naar de delegate.

Question 58

Bij cross-tenant samenwerking zien we elkaars beschikbaarheid niet

Accepted Answer

1. In M365 admin: configureer organisatie-relatie met de andere tenant
2. Stel free/busy access scope in (per gebruiker of hele tenant)
3. Test door iemand vanuit de andere tenant uit te nodigen voor een meeting
4. Wacht tot 24 uur op replicatie

Wanneer ons inschakelen: 
Bij langdurige samenwerking: gastgebruikers via Entra ID overwegen, dan zit free/busy native.

Question 59

Vergaderzaal accepteert dubbele boekingen of weigert alles

Accepted Answer

1. Open Exchange Admin > Resources > Rooms
2. Check 'Booking options': AutoAccept aan, conflict niet toestaan
3. Stel werkdagen en uren in zodat buiten uren wordt geweigerd
4. Test met testboeking, kijk in room-agenda of die accepteert

Wanneer ons inschakelen: 
Als delegates moeten goedkeuren: Manual processing aan, en delegate-list invullen.

Question 60

Iemand kreeg een mail die zogenaamd van ons is, hoe analyseren?

Accepted Answer

1. Vraag om de volledige headers (View source / Show original)
2. Plak in een header-analyzer (mha.azurewebsites.net of mxtoolbox)
3. Kijk naar Authentication-Results en Received-from
4. Match Return-Path en From-domein voor spoof-bevestiging

Wanneer ons inschakelen: 
Bij phishing-campagne in jouw naam: melden bij hosting van de aanvaller, en bij Anti-Phishing Working Group.

Question 61

Een gebruiker geeft per ongeluk OAuth-toestemming aan een kwaadaardige app

Accepted Answer

1. Entra > Enterprise applications > zoek de verdachte app
2. Verwijder app-toestemming en intrek alle tokens
3. Forceer sign-out van alle sessies voor de gebruiker
4. Audit verstuurde mail in afgelopen periode via Compliance

Wanneer ons inschakelen: 
Voer org-wijde OAuth-app review in: bekende lijst whitelisted, rest blokkeren via app-consent policy.

Question 62

We willen achteraf weten waar een mail naartoe is en wat ermee gebeurde

Accepted Answer

1. Exchange Admin > Mail flow > Message trace
2. Zoek op afzender, ontvanger, of message-id
3. Trace gaat 30 dagen terug standaard, langer met extended trace
4. Per resultaat: 'View details' voor regels en policies die hebben getriggerd

Wanneer ons inschakelen: 
Voor traces ouder dan 30 dagen: extended/historical trace, levert binnen een dag een rapport.

Question 63

Gmail/Yahoo eisen 1-click unsubscribe per februari 2024

Accepted Answer

1. ESP-instelling: 1-click unsubscribe aanzetten
2. Header List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click moet erbij staan
3. Klik op de unsubscribe in Gmail moet binnen 2 dagen verwerkt zijn
4. Test met een eigen Gmail-account voor je breed gaat versturen

Wanneer ons inschakelen: 
Voldoe je niet, dan komt mail niet meer aan bij Gmail/Yahoo, niet alleen in spam.

Question 64

We hebben geen postmaster@ of abuse@ ingesteld

Accepted Answer

1. Maak postmaster@jouwdomein als alias naar IT-mailbox
2. Maak abuse@jouwdomein als alias naar IT of security-team
3. Beide moeten ook echt mail ontvangen en gelezen worden
4. Bij meldingen: snelle reactie helpt reputatie en compliance

Wanneer ons inschakelen: 
Volledig negeren leidt tot listing op RBL's en weigering bij grote ontvangers.

E-mail aflevering