Kennisportaal op je eigen documenten

De situatie

Een MKB met 70 medewerkers heeft SharePoint, een wiki in Confluence, een handboek in een PDF van vier jaar oud, en een aantal procedures die als Word-bestand in een mappenstructuur op de fileserver staan. Daarnaast circuleren er in Teams kanalen waarin iemand ooit het juiste antwoord heeft getypt.

De HR-medewerker krijgt twee keer per week de vraag hoe verlof aangevraagd moet worden, hoeveel reiskosten vergoed worden, of de regeling voor thuiswerken nu wel of niet is veranderd. Het antwoord staat ergens. Maar "ergens" is niet vindbaar als je niet weet waar je moet zoeken.

De verleiding is om een generieke chatbot bovenop SharePoint te zetten. Het probleem: die hallucineert met overtuiging. Een medewerker die om vakantiedagen vraagt en een verzonnen aantal hoort terugkomen, levert meer werk op dan hij wegneemt.

Wat we deden

We bouwen een interne zoek-en-antwoord laag die alleen praat over documenten die hij echt heeft gezien. Geen openbaar internet, geen verzinsels uit het modelgeheugen.

Fase 1: indexeren. We koppelen SharePoint, Confluence en de PDF-handboeken aan een vector-index. Iedere chunk wordt opgeslagen mét bron en versie. Updates lopen automatisch.

Fase 2: antwoord-laag. Een vraag wordt beantwoord met citaten uit één tot drie documenten, met een link naar de bronpagina, en met een datum. Als de zoekresultaten te zwak zijn (lage relevantie-score, conflicterende bronnen) zegt het systeem dat hij het niet weet en stuurt de vraag door naar HR.

Fase 3: terugkoppeling. HR ziet welke vragen vaak binnenkomen en welke documenten ontbreken. Daar gaat documentatie-onderhoud naartoe in plaats van naar het schrijven van vrij forum.

Wat het opleverde

De terugkerende vragen verdwijnen uit de HR-mailbox. Wat overblijft is wat ook echt persoonlijk antwoord verdient.

De portal laat zien welke documenten verouderd zijn, omdat de vragen die erover gaan vaak een lage confidence krijgen. Dat is een goedkope manier om een documentatie-onderhouds-cyclus te starten.

Voor nieuwe medewerkers: het inwerktraject heeft één plek om eerst te kijken. Dat haalt drempel weg om iets op te zoeken in plaats van een collega te onderbreken.

Wat dit niet was

Geen generieke ChatGPT-bot bovenop je SharePoint. Hij weet wat hij niet weet en doet niet alsof.