Offerteflow voor sales

De situatie

Een groothandel in technische onderdelen, vijftien sales-mensen, gemiddeld een paar honderd offertes per maand. Een offerte bestaat uit een vaste paragraaf bedrijfsintroductie, regels met artikelen uit het ERP, voorwaarden uit een template, en een persoonlijke alinea van de sales-medewerker.

De regels uit het ERP komen in een CSV-export. Die wordt handmatig in het Word-template geplakt. Daarna gaat het document langs de prijslijst van vorige week om kortingen te verifiëren, en langs de huisstijl-controle die officieel altijd moet maar in praktijk soms wordt overgeslagen.

De inhoudelijke afweging is een paar minuten. De rest van het uur per offerte gaat in overtikken, opmaken, controleren. Dat is precies waar je een AI dezelfde pass laat doen die je toch al elke keer dezelfde manier doet.

Wat we deden

We mappen eerst hoe een offerte echt ontstaat: welke velden komen uit het ERP, welke teksten uit een template, welke alinea is altijd handmatig. Niet alles wat technisch kan, moet ook geautomatiseerd.

Daarna een flow: de sales-medewerker tikt de klantvraag in een formulier of stuurt de inkomende mail door naar een speciaal adres. Het systeem haalt artikelen op uit het ERP op basis van de vraag, vult het template, schrijft een eerste versie van de persoonlijke alinea op basis van eerdere correspondentie met deze klant, en zet een concept-offerte klaar in de bestaande review-tool.

De sales-medewerker leest het concept, past de toon aan, controleert de prijzen, voegt zijn handgeschreven nuance toe, en drukt op verzenden. Daar zit zijn waarde, en daar hoort hij te zitten.

Wat het opleverde

Wat we vaak terugzien: de doorlooptijd van aanvraag naar offerte gaat van dagen naar uren. Niet omdat de mens sneller werkt, maar omdat hij niet meer hoeft te wachten op het stukje overtikken.

De consistentie van het opmaken verbetert, omdat het template strikt wordt gevolgd in plaats van per medewerker net iets anders. De huisstijl-controle is geen extra stap meer, want het concept komt er al netjes uit.

Wat handmatig blijft: prijsbeslissingen, het beoordelen of een klant een korting verdient, de persoonlijke toon. Dat is exact wat sales is.

Wat dit niet was

Geen contract-generator die zelf akkoord gaat. Concept staat klaar, een mens drukt op verzenden.