Document-extractie

De situatie

Een productiebedrijf van 30 medewerkers krijgt per week tussen de honderd en tweehonderd inkoopfacturen binnen, meeste in PDF via mail, een deel nog op papier per post. Twee mensen op de financiële administratie tikken die over in Exact Online, controleren BTW-tarieven, vergelijken met de inkooporder in een ander systeem, en koppelen vervolgens handmatig de juiste grootboekrekening.

Iedere factuur is een paar minuten werk. Het verschil zit in de uitschieters: een leverancier die zijn lay-out heeft veranderd, een factuur die deels Engels is, een bon waar de BTW als één bedrag onderaan staat in plaats van per regel. Daar gaat de tijd zitten, en daar ontstaan de fouten die de controller drie weken later moet uitzoeken.

Niemand op de afdeling klaagt actief. Het werk gebeurt. Maar als je vraagt hoe lang de achterstand is rond maandafsluiting, krijg je een kort lachje.

Wat we deden

We beginnen met een nul-meting. Een week lang loggen we hoeveel facturen er binnenkomen, via welk kanaal, en hoeveel tijd er per factuur gaat zitten in invoer, controle, en correctie achteraf. Geen aanname, gewoon meten.

Daarna een afgebakende pilot van twee weken. We hangen een extractor voor de inkomende mailbox, hij leest leveranciersnaam, factuurnummer, datums, regels, BTW, totaal. De output is een conceptboeking in Exact, klaar voor één klik akkoord. Bij twijfel (lage confidence-score, ontbrekende order) gaat hij naar de menselijke wachtrij in plaats van naar de boeking.

Wat we niet doen: een platform aanschaffen dat afzonderlijke licenties per gebruiker rekent en waar je over twee jaar niet meer uit komt. Wel: een dunne integratielaag bovenop een AI-model dat je per verwerking betaalt, met logs die laten zien wat de extractor zag en wat hij ervan maakte.

Wat het opleverde

Na de pilot beslis je op cijfers van je eigen proces. Dat is het hele punt van de nul-meting.

Wat we in de praktijk meestal zien terugkomen: de standaardfacturen verdwijnen uit de handmatige invoer. De financiële administratie houdt tijd over voor de uitschieters, voor wat tegenboeken, en voor de maandafsluiting die niet meer op zaterdag hoeft. De controller krijgt een audit-log waarin hij kan terugzoeken hoe een veld is gevuld, wat bij een belastingcontrole nuttig blijkt.

De runbook documenteert wat handmatig blijft en waarom, zodat een nieuwe medewerker in een halve dag mee kan draaien zonder dat iemand "even" naast hem moet zitten.

Wat dit niet was

Dit is geen vervanging voor je controller. Hun werk verschuift naar uitschieters en uitzonderingen, niet weg.