Loonstroken en HR-documenten liggen nog te vaak op de printer
Pull-printing (ook 'follow-me' of 'secure release') laat de print pas afdrukken als de gebruiker bij de printer staat en zich identificeert. Iedere MFP-fabrikant heeft het, of je doet het via PaperCut, Equitrac of Microsoft Universal Print Secure Release.
Probeer dit eerst zelf
- 1Bepaal de identifier: badge, pincode of mobiele app. Voor HR en finance is badge het meest gebruiksvriendelijk en het beste auditeerbaar.
- 2Maak van pull-printing de default voor één afdeling (HR of finance), niet voor de hele organisatie tegelijk. Dat voorkomt weerstand.
- 3Stel een retentie in: jobs die niet binnen 4 of 8 uur worden opgehaald, worden geannuleerd. Anders stapelen ze op.
- 4Communiceer wat er gebeurt met geannuleerde jobs en met de log. Auditors willen weten of er gelogd wordt wie wat printte.
- 5Test met een vertrouwd persoon uit HR voor de definitieve uitrol. Pull-print-fouten op een loonstrook-dag zijn pijnlijk.
Wanneer ons inschakelen
Werken jullie met privacygevoelige documenten als standaard (HR, advocaat, zorg), dan is pull-printing geen 'nice-to-have' meer. Vraag ons mee te kijken voor een onderbouwde keuze tussen vendor-functies, PaperCut of Universal Print Secure Release.
Zie ook
- Printer wordt opeens niet meer gevondenBij iedereen tegelijk: print-server of netwerk. Bij één persoon: lokale Windows-driver of een verlopen autorisatie.
- Print-opdracht zit in de wachtrij maar er gebeurt nietsEen vastgelopen wachtrij blokkeert alle volgende prints. Schoonmaken duurt twee minuten.
- Scanner stuurt geen mails meer (scan-to-email)Bijna altijd: een wachtwoord van het account dat de scanner gebruikt is verlopen, of de mailprovider blokkeert oude protocollen.
Past het bovenstaande niet?
Beschrijf je situatie hieronder. We sturen jouw input plus de stappen die je al zag naar onze AI en geven gericht vervolg-advies. Als het te risicovol is om zelf te doen, zeggen we dat ook.
Of doe het helemaal niet zelf
Onze Managed IT-klanten zoeken dit soort vragen niet op. Eén aanspreekpunt, vaste prijs per maand, en het is binnen werktijd opgelost.