Medewerker uit dienst, maar e-mail moet bewaard blijven
Direct de licentie intrekken zet een timer van 30 dagen op de mailbox. Met de juiste route houd je toegang tot de mail zonder licentie te blijven betalen.
Probeer dit eerst zelf
- 1Voor je iets doet: zet de mailbox in Litigation Hold of Retention via het Compliance-portaal. Daarna blijft de inhoud bewaard ongeacht de licentie.
- 2Converteer de mailbox naar een gedeelde mailbox: admin > Gebruiker > Mail > Convert to shared mailbox. Onder 50 GB hoef je geen licentie meer te betalen.
- 3Trek pas daarna de licentie in via het Licenties-tabblad - in deze volgorde verlies je niets.
- 4Geef collega's die toegang nodig hebben Full Access of Send As-rechten op de gedeelde mailbox.
- 5Documenteer in een logboek welke mailboxen gedeeld zijn en waarom; binnen een jaar weet niemand het meer.
Wanneer ons inschakelen
Bij wettelijke bewaarplicht (financieel, medisch, juridisch) is een gedeelde mailbox niet altijd genoeg. Vraag advies over een formele archiefoplossing.
Zie ook
- Nieuwe medewerker heeft account maar kan niet bij Outlook of TeamsEen M365-account zonder licentie is een leeg huls. Toewijzen kan in een paar klikken, maar de juiste plan-keuze loont op de lange termijn.
- We betalen voor licenties die niemand gebruiktTussen vertrekkers, dubbele plannen en testaccounts hangt vaak 10-20% loze licentiekosten. Met een usage-rapport zie je het direct.
- Welk M365 Business-plan past nu bij ons - Basic, Standard of Premium?De drie tiers verschillen in desktop-apps, beveiliging en device-management. Bij groei of een security-incident komt deze vraag bovendrijven.
Past het bovenstaande niet?
Beschrijf je situatie hieronder. We sturen jouw input plus de stappen die je al zag naar onze AI en geven gericht vervolg-advies. Als het te risicovol is om zelf te doen, zeggen we dat ook.
Of doe het helemaal niet zelf
Onze Managed IT-klanten zoeken dit soort vragen niet op. Eén aanspreekpunt, vaste prijs per maand, en het is binnen werktijd opgelost.