Licentiekosten: waar MKB stilletjes te veel betaalt

Licentiekosten zijn voor de meeste MKB-bedrijven een van de grootste IT-posten, en tegelijk de post waar het minst naar omgekeken wordt. Het bedrag schuift elke maand automatisch af, het stijgt nooit schoksgewijs, en dus valt het nooit op. Tot je de lijst een keer naast het personeelsbestand legt.

De vijf lekken die wij het vaakst zien

1. Iedereen op het zwaarste plan. Suites als Microsoft 365 en Google Workspace kennen meerdere tiers, en het verschil per gebruiker per maand telt hard door bij tientallen medewerkers. Vaak doet een deel van het team licht werk: mail, agenda, af en toe een document. Tiers mixen mag gewoon, bijna niemand doet het.

2. Vertrokken medewerkers die blijven meetellen. Offboarding gaat vaak wel goed voor de toegang, maar de licentie zelf blijft maanden doorlopen. Een vaste laatste-werkdag-checklist voorkomt dat; onze onboarding/offboarding-checklist genereert er een per rol.

3. Twee tools voor hetzelfde werk. Een videobel-abonnement naast de suite die videobellen al bevat. Een losse opslagdienst naast de terabyte die er al is. Meestal ontstaan bij een team dat iets zelf regelde, en nooit meer opgeruimd.

4. Jaarcommit waar niemand naar keek. Jaarlijks vastleggen is doorgaans goedkoper per maand, maar alleen als de bezetting stabiel is. Wie krimpt of veel wisselt, betaalt een jaar lang voor stoelen die leeg zijn.

5. Niemand is eigenaar. Het echte lek is niet een tool maar het ontbreken van een ritueel: twee keer per jaar de licentielijst naast het personeelsbestand, per regel de vraag wie dit gebruikt en waarvoor. Dat is een uur werk en het verdient zichzelf vrijwel altijd terug. Waarom dit in een gezond IT-budget hoort staat in wat is een normaal IT-budget.

Microsoft of Google is de verkeerde eerste vraag

De platformkeuze hangt af van hoe je werkt, niet van de prijslijst: welke tools je klanten verwachten, wat je team kent, wat je maatwerk nodig heeft. Migreren om een paar euro per gebruiker is zelden de moeite waard; scherp inkopen binnen je platform vrijwel altijd. Het natuurlijke moment om beide te toetsen is de contractverlenging.

Wil je de vergelijking zien? Onze gratis M365 vs Google-licentiecalculator zet per tier de indicatieve maandkosten naast elkaar voor jouw aantal gebruikers, inclusief de goedkoopste combinatie van tiers. Prijzen zijn indicatief op basis van gepubliceerde lijstprijzen; je contract kan afwijken. In ons Managed IT-tarief zit licentiecontrole overigens standaard, zie wat kost Managed IT in 2026.