Een transportbedrijf met een eigen personeelsportaal in plaats van vijf platforms

De situatie

Een MKB-transportbedrijf draaide op drie systemen die hun werk goed deden, maar niet samen: Webfleet voor GPS en voertuig-tracking, Minox voor de boekhouding, EasyTrans als TMS. Daaromheen lag een laag van Excel, e-mail en losse online-tools voor uren, verlof, contracten en klantgegevens.

De directie zag dezelfde data drie keer: chauffeurs typen hun uren in een app, planning maakte er een Excel van, administratie tikte het over in Minox. Een nieuwe medewerker kreeg een contract via e-mail, een wachtwoord voor de uren-app, een log-in voor de planning. Een klant zat in de Outlook-contacten van de eigenaar, niet in een gedeeld CRM.

De vraag was niet "welk platform kopen we", maar "kunnen we hier één applicatie van maken die op onze eigen manier werkt".

Wat we deden

We bouwden een single-page-applicatie (web + mobiel) die hun complete operating layer is.

In de webapp zit:

- Urentool met in- en uitklokken vanaf telefoon, met locatie-bevestiging. - Verlofbeheer met goedkeuring via de planning. - Contractbeheer met digitale ondertekening en bewaartermijnen. - HRM voor personeelsgegevens, certificaten (rijbewijs, ADR), en periodieke checks. - CRM met klanten, contacten en orders.

Eronder geknoopt via API's en webhooks:

- Webfleet: rit-data en voertuiglocaties, ingelezen op de chauffeursweergave. - Minox: gemaakte uren rollen automatisch door als kostenpost, klantfacturen worden klaargezet vanuit het CRM. - EasyTrans: orders en ritten staan in beide systemen synchroon, niemand typt iets over.

De data zit in één Postgres bij ons, met audit-logging op gevoelige acties. De medewerker logt één keer in, ziet alles wat bij zijn rol hoort, en hoeft niet te wisselen tussen tabbladen.

Wat het opleverde

In productie:

- Uren-administratie van handmatig naar automatisch. Wat een chauffeur klokt staat de volgende ochtend in Minox. - Eén login per medewerker, ipv vijf accounts in vijf systemen. - Klantgegevens centraal. Sales, planning en administratie kijken in dezelfde lijst. - Mobiele toegang voor chauffeurs zonder dat zij de TMS of het boekhoudpakket hoeven te zien. - Drie bestaande systemen (Webfleet, Minox, EasyTrans) bleven staan; de investering in die contracten ging niet verloren.

Vectel host de applicatie, doet onderhoud en updates, en factureert per actieve gebruiker per maand. Geen seat-licentie van een platform, geen Premier-Partner-uren voor elke aanpassing. Wijzigingen aan velden of workflows zijn een sprint, geen offerte-traject.

Wat dit niet was

Geen Salesforce-implementatie met custom-objects waar het tegen vastloopt. Geen all-in-one platform met seat-pricing dat exponentieel groeit. Geen WordPress met dertig plugins. Wel: één applicatie op een eigen stack (Next.js, TypeScript, Postgres) waar wij hosting en onderhoud voor doen, en die de bestaande systemen netjes aan elkaar knoopt zonder ze te vervangen.