CRM en boekhouding die niet met elkaar praatten

De situatie

Het CRM kende klanten op één manier (lange naam + adres). Het boekhoudsysteem kende ze op een andere manier (debiteurnummer + verkort handelsnaam). Eén persoon hield wekelijks bij wat er was bijgekomen of veranderd, in een Excel die ze handmatig invoerde in beide systemen.

Dit werkte. Tot het niet werkte. Een vakantie van twee weken en drie facturen verdwenen onder verkeerde debiteurnummers. Klanten belden. De directeur moest het oplossen.

Wat we deden

We bouwden een eenrichtings-sync van CRM naar boekhoudsysteem via API's. Niet beide kanten, dat is twee keer de complexiteit voor weinig waarde. CRM is bron, boekhoudsysteem is afnemer.

De pipeline draait elk uur, controleert wat veranderd is sinds de vorige run, en past het toe. Conflicten (een naam die niet matcht, een ontbrekend BTW-nummer) gaan naar een eenvoudige review-pagina waar één persoon binnen een paar minuten beslist. Geen volautomatische magie waar niemand meer in kan kijken.

Wat het opleverde

Na twee maanden:

- Excel-bestand: weg. - Wekelijkse handmatige sync: 4 uur per week → 0. - Foutpercentage in factuur-toewijzing: van naar schatting 5% naar onder 0,5%. - Eén centrale plek waar je ziet wat er aan klantgegevens is veranderd in de laatste week, handig voor sales en finance allebei.

De vakantie van de manager kwam, en niemand merkte het.

Wat dit niet was

Geen migratie naar een nieuw "all-in-one"-platform. Geen volautomatische tweerichtings-sync waar conflicten stilletjes worden opgelost. Wel: een eenvoudige stroom waarin de mens beslist wanneer er iets niet matcht.