Backups die nog nooit getest waren

De situatie

Er was een backup-leverancier. Er was een dashboard. Er was een groen vinkje. Maar in de zes jaar dat het draaide had niemand een bestand of mailbox echt teruggehaald om te kijken of het klopte.

Dit is niet uniek. We zien het bij minstens drie van de vier nieuwe Managed IT-klanten. "Backups draaien" is de meest gestelde geruststelling, en de minst geverifieerde.

Wat we deden

Eerste week: een handmatige restore-test van vier verschillende systemen, een mailbox, een gedeelde map, een database-record, en een laptop-image. Drie van de vier werkten. De vierde, een gedeelde map met alle offerte-templates, bleek alleen tot 30 dagen terug bewaard, niet de afgesproken 90.

Daarna ingericht: maandelijkse geautomatiseerde restore-test van een willekeurig bestand, met logging en alert als het mislukt. Drie maanden retentie geconfigureerd zoals afgesproken. Eén-pagina runbook waarin staat wat er gebeurt als er écht iets weg moet.

Wat het opleverde

Na drie maanden:

- 100% van de geteste restore-pogingen succesvol. - Eén bug ontdekt waardoor een sub-folder niet meegebackupt werd, opgelost voor het kwaad kon. - Een eenvoudig dashboard waar de directeur in dertig seconden ziet of het oké is. - Een geverifieerde retentie die matcht met wat in het contract met de leverancier stond.

Geen extra licentie aangeschaft.

Wat dit niet was

Geen overstap naar een nieuwe backup-leverancier, de bestaande deed prima werk, zolang je hem hield aan wat hij zelf beloofde. Geen ramp-recovery-rapport van honderd pagina's. Wel een runbook waarmee een mens onder druk een bestand terug kan zetten zonder iemand te bellen.