Bedrijf wordt gestopt, hoe archiveer je data en draag je over
Liquidatie betekent niet dat je alles wist. Fiscale bewaarplicht en klantcontracten verplichten je om een aantal jaren data te bewaren, ook na opheffing.
Probeer dit eerst zelf
- 1Zet de fiscale bewaarplicht uit per categorie, AWR art. 52 verplicht zeven jaar voor de fiscale administratie, andere documenten kunnen langer of korter, vraag je accountant.
- 2Maak een definitieve export van boekhouding, klantbestanden en personeelsadministratie naar een formaat dat over jaren nog leesbaar is, PDF of CSV in plaats van een SaaS-database.
- 3Sla die export op een offline medium, externe schijf in een kluis of bij een notaris, niet op een SaaS waarvan jij over twee jaar geen abonnement meer hebt.
- 4Stuur klanten een afsluitende mail met factuur-archief en uitleg hoe ze hun eigen data terugkrijgen als jij die voor hen bewaarde.
- 5Bedank en heb een offboarding-procedure voor laatste medewerkers, met persoonlijke data van henzelf die ze moeten meenemen voordat hun account dicht gaat.
- 6Beëindig SaaS-abonnementen pas na de export, niet omgekeerd, anders ben je je data kwijt voordat je hem hebt veilig gesteld.
Wanneer ons inschakelen
Bij stopzetting met openstaande klantverplichtingen of complexe arbeidscontracten, schakel een jurist en accountant in. Vectel kan de technische archivering en SaaS-afbouw begeleiden.
Zie ook
- Eerste IT-setup voor ZZP, wat heb je echt nodigNiet alles tegelijk. Een laptop, een mailbox op je eigen domein, een wachtwoordmanager, en een back-up. Daar kun je een jaar mee.
- Eerste werknemer aannemen, welke IT regel je vóór de eerste werkdagLaptop, account, mailbox, toegang tot de juiste mappen. In die volgorde, en niet allemaal op dag één om 9:00 uur.
- Verhuizen naar een nieuw kantoor, IT-checklistInternet en stroom hebben de langste levertijd. Plan minimaal drie maanden vooruit, niet drie weken.
Past het bovenstaande niet?
Beschrijf je situatie hieronder. We sturen jouw input plus de stappen die je al zag naar onze AI en geven gericht vervolg-advies. Als het te risicovol is om zelf te doen, zeggen we dat ook.
Of doe het helemaal niet zelf
Onze Managed IT-klanten zoeken dit soort vragen niet op. Eén aanspreekpunt, vaste prijs per maand, en het is binnen werktijd opgelost.