Hoe voorkom ik dat we automatische verlengingen missen op SaaS-contracten?
Eén centrale renewal-kalender met deadlines en verantwoordelijken werkt beter dan herinneringen in 15 mailboxen. Belangrijke trucs: schrijf de notice-deadline op, niet de renewal-datum, en plan een interne review 60 dagen ervoor.
Probeer dit eerst zelf
- 1Trek per vendor de notice-clausule uit het contract, dat is bijvoorbeeld 30, 60 of 90 dagen voor renewal-datum, niet de renewal zelf.
- 2Zet alle deadlines in één agenda of tooltje (kan een sheet zijn) met eigenaar, contractwaarde en notice-deadline.
- 3Plan 60 of 90 dagen voor de notice-deadline een korte review: 'gebruiken we het nog, willen we onderhandelen, willen we weg?'
- 4Bij grote contracten: stuur de opzeg-of-onderhandel-mail per aangetekend of via traceerbaar kanaal, want vendors claimen later wel eens 'niet ontvangen'.
Wanneer ons inschakelen
Heb je veel verspreide contracten en wil je een licht renewal-besturingssysteem, dan kunnen we het opzetten en draaien.
Zie ook
- Nieuwe medewerker heeft account maar kan niet bij Outlook of TeamsEen M365-account zonder licentie is een leeg huls. Toewijzen kan in een paar klikken, maar de juiste plan-keuze loont op de lange termijn.
- Medewerker uit dienst, maar e-mail moet bewaard blijvenDirect de licentie intrekken zet een timer van 30 dagen op de mailbox. Met de juiste route houd je toegang tot de mail zonder licentie te blijven betalen.
- We betalen voor licenties die niemand gebruiktTussen vertrekkers, dubbele plannen en testaccounts hangt vaak 10-20% loze licentiekosten. Met een usage-rapport zie je het direct.
Past het bovenstaande niet?
Beschrijf je situatie hieronder. We sturen jouw input plus de stappen die je al zag naar onze AI en geven gericht vervolg-advies. Als het te risicovol is om zelf te doen, zeggen we dat ook.
Of doe het helemaal niet zelf
Onze Managed IT-klanten zoeken dit soort vragen niet op. Eén aanspreekpunt, vaste prijs per maand, en het is binnen werktijd opgelost.