Vrachtwagenheffing: de administratie achter het tolkastje
Vanaf 1 juli 2026 betaal je per kilometer. De heffing zelf is geregeld via een tolkastje. De administratie eromheen is dat niet.
Op 1 juli 2026 start de vrachtwagenheffing. Je betaalt per gereden kilometer op vrijwel alle snelwegen en een deel van de provinciale en gemeentelijke wegen. Elke vrachtwagen heeft een tolkastje aan boord, het Eurovignet vervalt, en de motorrijtuigenbelasting verdwijnt voor vrachtwagens tot 12.000 kilo.
De heffing zelf is een opgelost probleem: je dienstaanbieder levert het kastje, de kilometers worden geregistreerd. Wat niet vanzelf opgelost is, is de administratie eromheen. Je krijgt periodiek een afrekening per voertuig. Die moet je kunnen koppelen aan je ritten, je projecten en je boekhouding, anders zit iemand het maandelijks met de hand over te typen.
Wij zien bij transportbedrijven meestal dezelfde knelpunten. De afrekening komt los binnen en sluit niet aan op het ritregister. Kosten per voertuig zijn niet door te belasten naar de juiste klant of opdracht. En de cijfers landen pas in de boekhouding als het kwartaal al voorbij is.
Wat wij doen: de afrekendata uit het heffingssysteem ontsluiten en koppelen aan je bestaande planning of TMS en je boekhoudpakket. Per voertuig, per rit, per klant, zodat doorbelasten een vinkje is en geen avondklus. Dat is precies het soort koppeling tussen systemen die niet uit zichzelf praten waar wij voor gebouwd zijn.
Heb je al een IT-partij die hierop voorbereidt? Dan is dit een goed moment voor een second opinion: laat iemand meekijken of je administratie 1 juli aankan voordat de eerste afrekening binnenkomt.
Bron: vrachtwagenheffing.nl, vrachtwagenheffingsbeleid.nl.