BTW-administratie in cloudtools, wat regel je vooraf
BTW-aangifte verplicht je om alle facturen 7 jaar te bewaren, ook als de leverancier failliet gaat. Zet je tools en bewaar-strategie zo op dat je niet afhankelijk bent van één SaaS-account.
Probeer dit eerst zelf
- 1Kies een boekhoudpakket dat BTW-aangifte direct aan de Belastingdienst kan doen, dat scheelt handmatige overtypwerk en typefouten.
- 2Stel automatische export in van facturen en bonnen naar een aparte cloud-opslag of lokale back-up, in PDF-vorm.
- 3Onderzoek of het pakket ook de inkoop-bonnen kan binnenhalen via mail-doorsturen of via een scan-app, dat scheelt papierwerk.
- 4Check de BTW-codes voor jouw activiteiten, vooral als je internationaal of digitaal levert, vraag het aan je accountant en niet aan ChatGPT.
- 5Maak een vaste werkdag in de week voor administratie, anders staapelt het zich op tot het einde van het kwartaal en wordt het paniek.
- 6Bewaar de bewijslast van betalingen, bankkoppeling-uittreksels of ontvangstbewijzen, los van het boekhoudpakket op een eigen schijf.
Wanneer ons inschakelen
Als je BTW-aangifte er telkens nipt doorkomt of je twijfelt over BTW-codes voor een nieuwe dienst, schakel een fiscalist in. Vectel kan de tooling-kant rechttrekken zodat die fiscalist sneller werk levert.
Zie ook
- Eerste IT-setup voor ZZP, wat heb je echt nodigNiet alles tegelijk. Een laptop, een mailbox op je eigen domein, een wachtwoordmanager, en een back-up. Daar kun je een jaar mee.
- Eerste werknemer aannemen, welke IT regel je vóór de eerste werkdagLaptop, account, mailbox, toegang tot de juiste mappen. In die volgorde, en niet allemaal op dag één om 9:00 uur.
- Verhuizen naar een nieuw kantoor, IT-checklistInternet en stroom hebben de langste levertijd. Plan minimaal drie maanden vooruit, niet drie weken.
Past het bovenstaande niet?
Beschrijf je situatie hieronder. We sturen jouw input plus de stappen die je al zag naar onze AI en geven gericht vervolg-advies. Als het te risicovol is om zelf te doen, zeggen we dat ook.
Of doe het helemaal niet zelf
Onze Managed IT-klanten zoeken dit soort vragen niet op. Eén aanspreekpunt, vaste prijs per maand, en het is binnen werktijd opgelost.