Auditor vraagt: wie heeft wat geprint, kunnen we dat aantonen?

Voor sectoren met audit-eisen (zorg, advocatuur, finance, overheid) moet je kunnen laten zien wie wat printte, gescand of gekopieerd heeft. PaperCut, vendor-accounting (HP Access Control, Canon uniFLOW, Ricoh Streamline NX) en Universal Print rapporteren dat. Bewaartermijn afhankelijk van wettelijk kader.

Probeer dit eerst zelf

1. 1Activeer logging op MFP-niveau. Standaard staat het bij vendor-accounting al aan, bij PaperCut is dat een setting, bij Universal Print zit het in het rapportage-tabblad.
2. 2Bepaal bewaartermijn op basis van wat je sector eist. Voor AVG-doel-specifiek-en-niet-langer-dan-nodig: 90 dagen of 1 jaar zijn gangbaar in MKB.
3. 3Stel toegang in: niet iedereen mag print-logs zien. Beperk tot IT-beheerder en eventueel een interne controleur.
4. 4Documenteer wat wel en niet wordt gelogd. Inhoud van prints wordt typisch niet bewaard, alleen metadata (gebruiker, document-naam, aantal pagina's, tijdstip). Gebruikers moeten dit in een privacy-statement terug kunnen vinden.
5. 5Test of je écht een rapport kunt produceren als auditor het vraagt. Niet alleen dat het 'aan' staat, maar dat je binnen 24 uur een leesbaar overzicht hebt.

Past het bovenstaande niet?

Beschrijf je situatie hieronder. We sturen jouw input plus de stappen die je al zag naar onze AI en geven gericht vervolg-advies. Als het te risicovol is om zelf te doen, zeggen we dat ook.