Hoe richten we DLP in voor uitgaande mail zonder dat collega's klagen?

Data Loss Prevention scant uitgaande berichten op gevoelige info (BSN, creditcards, IBAN, klant-IDs) en kan blokkeren of waarschuwen. Voor MKB werkt een policy-tip-aanpak meestal beter dan harde blokkades, je traint zonder het werk te breken.

Probeer dit eerst zelf

1. 1Begin met inventariseren wat je echt wil voorkomen. BSN-nummers buiten de organisatie? Klantenlijsten naar privé-mail? Pas dan policies, niet andersom. Microsoft heeft templates (Financial, PII NL) als startpunt in Purview admin > Data loss prevention.
2. 2Zet eerste policy in 'Test mode with policy tips' of 'Audit only'. Dan registreert Purview matches zonder iemand te blokkeren. Laat dat 2-3 weken draaien, kijk wat er getriggerd wordt en pas drempels aan (bijvoorbeeld minimaal 5 BSN's voordat het escaleert).
3. 3Voeg policy tips toe in Outlook. Die geven de gebruiker een waarschuwing: 'Deze mail bevat mogelijk gevoelige info. Doorgaan?' met een uitleg en eventueel een 'override met reden'-knop. Dat traint mensen, in plaats van ze tegen muren te laten lopen.
4. 4Schakel pas naar 'Block' nadat tip-mode aantoont dat false positives onder een acceptabel niveau zitten. Anders krijg je escalaties van mensen die legitiem werk niet afkrijgen.
5. 5Stel uitzonderingen in voor specifieke groepen of recipients waar bekende uitwisseling is (bijvoorbeeld jullie boekhouder die wel BSN's mag zien). Dat doe je via condition exceptions in de policy.
6. 6Documenteer wat blokkeert en hoe iemand een override aanvraagt of escaleert. Anders wordt IT de bottleneck en gaan mensen er omheen via privé-Gmail.

Past het bovenstaande niet?

Beschrijf je situatie hieronder. We sturen jouw input plus de stappen die je al zag naar onze AI en geven gericht vervolg-advies. Als het te risicovol is om zelf te doen, zeggen we dat ook.