We krijgen een verzoek om mails of bestanden te zoeken voor een juridische zaak, hoe doen we dat netjes?

Compliance Search en eDiscovery zijn de tools om gericht door alle mailboxen, SharePoint-sites en Teams-chats te zoeken zonder dat je elke gebruiker lastigvalt. Voor MKB-context is meestal eDiscovery (Standard) genoeg, eDiscovery Premium is overkill tot je écht in juridische trajecten zit.

Probeer dit eerst zelf

1. 1Open Purview admin > eDiscovery > Standard. Maak een Case aan met een duidelijke naam en beschrijving (bijvoorbeeld 'Audit_2026-Q1' of 'Verzoek_Persoon_X'). Wie toegang heeft tot de case is wie het kan openen, dus beperk dat.
2. 2Voeg locations toe (welke mailboxen, sites, Teams). Vaak bedoel je een specifieke gebruiker plus de team-sites waar die in zit. Voor een breed verzoek kan je 'all locations' kiezen, maar dat duurt langer.
3. 3Stel een query op. KQL-syntax: from:naam@bedrijf.nl AND received>=2025-01-01 AND received<=2025-12-31 AND ('zoekterm' OR 'andere term'). Test eerst breed, verfijn als je te veel ruis krijgt.
4. 4Voer de search uit en bekijk de preview. Voor MKB-zaken meestal voldoende. Voor formele juridische trajecten heb je eDiscovery Premium nodig met holds, custodians, en chain-of-custody-rapportage, maar dat is een andere licentie.
5. 5Exporteer als PST of als reviewable format. Bewaar de export op een veilige locatie en verwijder hem na afronding. Een eDiscovery-export is gevoelige data.
6. 6Documenteer: wie heeft het verzoek gedaan, op basis waarvan, wie heeft de search uitgevoerd, wanneer is de export gemaakt en wanneer verwijderd. Dat audit-spoor is jouw bescherming als er ooit vragen over de procedure komen.

Past het bovenstaande niet?

Beschrijf je situatie hieronder. We sturen jouw input plus de stappen die je al zag naar onze AI en geven gericht vervolg-advies. Als het te risicovol is om zelf te doen, zeggen we dat ook.