Inkoopfacturen via mail-naar-pakket, hoe richt ik dit netjes in?
Elk modern pakket (Yuki, Moneybird, Exact, e-Boekhouden, Twinfield, AFAS) heeft een unieke inbox-mail per administratie. De truc is dat ALLE inkoopfacturen daar binnenkomen, niet 80 procent.
Probeer dit eerst zelf
- 1Activeer de inbox-mail in je pakket en geef hem een herkenbare alias zoals 'facturen@bedrijf.nl' die doorstuurt.
- 2Zet een rule in je hoofd-mailbox die 'facturen@', 'invoice@' en bekende leverancier-domeinen automatisch doorstuurt naar de pakket-inbox.
- 3Communiceer met je top-leveranciers het nieuwe factuuradres, schaal het bij andere leveranciers via de eerste betaal-mail.
- 4Verbied papier-facturen of laat ze scannen en doorsturen naar dezelfde inbox, anders houd je twee kanalen.
- 5Plan een controle per kwartaal of er nog facturen op privé-mailadressen of secretariaat binnenkomen.
Wanneer ons inschakelen
Wil je een mail-routing-flow opzetten met IT-team of accountant, dan kunnen we de regels en alias-structuur uitwerken.
Zie ook
- Overstap van Exact Online naar Yuki, openstaande posten en historie kloppen nietPakket-migraties klappen vaak om op grootboek-mapping en openstaande debiteuren/crediteuren. Zonder mapping-tabel verlies je context.
- Twinfield naar Exact, dimensies en kostenplaatsen verdwijnenTwinfield werkt met dimensies, Exact met kostenplaatsen en projecten. De vertaling is niet 1-op-1.
- Accountant vraagt om RGS-mapping, eigen grootboek volgt geen RGSHet Referentie Grootboekschema is de standaard die SBR-aangiften en accountant-software verwacht. Zonder mapping is elke jaarafsluiting handwerk.
Past het bovenstaande niet?
Beschrijf je situatie hieronder. We sturen jouw input plus de stappen die je al zag naar onze AI en geven gericht vervolg-advies. Als het te risicovol is om zelf te doen, zeggen we dat ook.
Of doe het helemaal niet zelf
Onze Managed IT-klanten zoeken dit soort vragen niet op. Eén aanspreekpunt, vaste prijs per maand, en het is binnen werktijd opgelost.