Goedkeuringsworkflow voor inkoopfacturen, hoe regel ik dat zonder vertraging?

Een goedkeurings-flow met meerdere lagen voorkomt fouten en geeft audit-spoor, maar kan facturen weken laten liggen. Tweelaagse flow met duidelijke drempels werkt in onze ervaring goed voor MKB.

Probeer dit eerst zelf

1. 1Definieer drempels: tot 500 EUR direct akkoord door budgethouder, 500 tot 5.000 EUR akkoord door manager, boven 5.000 EUR akkoord door directie.
2. 2Gebruik de goedkeurings-module van je pakket (Yuki, Exact, AFAS hebben dit native) of een externe tool (Klippa, ApprovalDonkey).
3. 3Zet automatische herinneringen aan bij +3 dagen en escalatie naar de volgende laag bij +7 dagen, anders blijft het hangen.
4. 4Koppel de goedkeurder aan het inkooporder of de leverancier waar mogelijk, niet aan de individuele factuur, dat schaalt beter.
5. 5Houd elke 6 maanden een review op doorlooptijden, een gemiddelde van meer dan 5 werkdagen is een knelpunt.

Past het bovenstaande niet?

Beschrijf je situatie hieronder. We sturen jouw input plus de stappen die je al zag naar onze AI en geven gericht vervolg-advies. Als het te risicovol is om zelf te doen, zeggen we dat ook.