Niet iedereen heeft dezelfde AI-tools nodig, hoe maak ik dat zichtbaar?

Een tools-matrix per rol voorkomt dat je voor iedereen de duurste licentie betaalt of dat marketing met privé-accounts werkt omdat ze niets toegewezen kregen. Eén tabel met rol op de rij en tool in de kolom geeft helderheid voor licentie-inkoop én voor het beleid.

Probeer dit eerst zelf

1. 1Maak een lijst met je rollen, niet met namen. Bijvoorbeeld directie, sales, marketing, finance, IT, support, ontwikkeling, productie. Acht tot twaalf rollen is werkbaar.
2. 2Zet in de kolommen de tools die je overweegt: M365 Copilot, ChatGPT Team, Claude Team, Gemini Workspace, GitHub Copilot, Cursor, Perplexity, een meeting-notetaker.
3. 3Vul per cel in: standaard, op aanvraag, of niet toegestaan. Standaard betekent licentie automatisch bij indienst, op aanvraag betekent goedkeuring nodig.
4. 4Stel vast wie goedkeurt voor 'op aanvraag', dat is meestal direct leidinggevende plus IT. Houd de doorlooptijd kort, anders ontstaat schaduw-IT.
5. 5Herzie de matrix per kwartaal. Tools en licenties veranderen snel, en mensen wisselen van rol.

Past het bovenstaande niet?

Beschrijf je situatie hieronder. We sturen jouw input plus de stappen die je al zag naar onze AI en geven gericht vervolg-advies. Als het te risicovol is om zelf te doen, zeggen we dat ook.