Een nieuwe medewerker werkbaar in één dag, niet één week

De situatie

Vrijwel elk MKB heeft hetzelfde patroon: een nieuwe collega start, en de eerste week is een rondje langs leveranciers en collega's om alles werkbaar te krijgen. Microsoft 365-account aanvragen, MFA opzetten, distribution lists, gedeelde mailboxen, telefoon, laptop-installatie, agenda-rechten, VPN, drukker, het ene VPN-stukje dat altijd weer vergeten wordt.

Niemand klaagt actief, maar elke nieuwe collega kost twee tot vier dagen van iemand anders en levert pas in week twee échte productie op.

Wat we deden

We bouwden één onboarding-runbook met scripts die het meeste in een ochtend doen:

- Microsoft 365-account, mailbox, MFA, default-licentie en juiste groepen, één commando. - Laptop image vooraf klaargezet (Windows-image, vereiste software, beleid), aankomstdag pakken ze 'm uit en zijn ze ingelogd binnen vijftien minuten. - Distribution lists en gedeelde mailboxen op basis van rol (sales/finance/algemeen), geautomatiseerd. - Telefoon, drukker, VPN: pre-provisioned op basis van locatie.

De HR-medewerker vult een formulier in, alles voor de eerste werkdag is klaar.

Wat het opleverde

Bij de zes onboardings die ze sindsdien deden:

- Tijd van "geaccepteerd" tot "werkbaar in productie": van gemiddeld 4-6 dagen naar 0,5 dag. - Geen "achter de feiten aan-tickets" meer in week twee voor toegang die nog ontbrak. - HR doet de hele onboarding zonder ons te bellen, wat het hele punt is. - De runbook staat in jullie wiki, met de "waarom" erbij. Als wij morgen weg zijn, loopt het door.

Wat dit niet was

Geen HR-platform van zes cijfers. Geen tweede tool die de bestaande administratie dupliceert. Geen "we doen alle onboardings vanaf nu zelf", wij maken het zo dat jullie het zelf doen, sneller dan voorheen.