MKB van 20-50 medewerkers zonder eigen IT-afdeling

De situatie

Drie leveranciers, netwerk, Microsoft 365, telefonie, en geen van hen kende elkaars contracten. Een sharepoint die "iemand" had ingericht. Backups die op papier draaiden maar nooit getest waren. Een groepsapp als helpdesk waar tien mensen "ik ook!" in tikten als de printer het weer niet deed.

En dit was een gezond bedrijf. Het ging niet om opruimen omdat er een ramp was, het ging om opruimen omdat de directeur zijn weekend terug wilde.

Wat we deden

Week 1: audit. We doken in de licenties, de monitoring (die er niet was), de leveranciers, de wachtwoord-hygiëne, en de daadwerkelijke werking van de backup. Eind van die week lag er een document van vier pagina's op tafel: dit ontbreekt, dit zit dubbel, dit is een risico.

Week 2-4: setup. Helpdesk-kanaal opgezet (mail + chat, één persoon aan onze kant), MFA op alles wat het ontbrak, monitoring uitgerold, het runbook voor onboarding van nieuwe collega's opgeschreven. Eén leverancier opgezegd omdat z'n functie al onder M365 viel.

Vanaf maand 2: ritme. Maandrapport op A4, kwartaal-review van een uur, helpdesk onbeperkt binnen scope.

Wat het opleverde

Na drie maanden:

- 22% lagere licentiekosten omdat dubbele Microsoft- en backup-abonnementen geschrapt zijn. - Eerstelijns-incidenten teruggebracht van gemiddeld 8 per week naar 3, en de meeste binnen het uur opgelost. - Eén kanaal voor support, geen "wie was het ook alweer voor de telefooncentrale" meer. - De directeur weet niet meer wanneer er voor het laatst iets stuk is gegaan, omdat hij niet meer de eerste is die ervan hoort.

Vast tarief per medewerker per maand. Maandelijks opzegbaar.

Wat dit niet was

Geen rip-and-replace van alle systemen op dag één. We erfden wat er stond en pakten in volgorde van risico aan. Geen verplichte hardware-vervanging, de bestaande laptops gingen prima nog twee jaar mee. Geen meerjaren-contract waar je niet uit komt; precies dat werd in de eerste kennismaking afgekaart.