Vergadering opnemen mag dat zomaar en waar mag de opname staan

AVG eist een grondslag voor opname, en deelnemers moeten op de hoogte zijn. Tegelijk eisen Teams en Zoom een notice-banner. Plus: de opslaglocatie moet binnen je policy passen, niet zomaar in iemands OneDrive blijven hangen.

Probeer dit eerst zelf

1. 1Bepaal de grondslag onder de AVG, meestal gerechtvaardigd belang of expliciete toestemming, en leg dat vast in een opname-policy.
2. 2Stel in Teams of Zoom een notification aan zodat deelnemers zien dat de opname loopt, dat is in beide platforms standaard.
3. 3Plan de opslag-locatie, voor Teams is dat OneDrive of SharePoint, beslis welke library en welke retentie je toepast.
4. 4Stel een retentie-policy in, opnames niet langer bewaren dan nodig, AVG-principe van data-minimalisatie.
5. 5Beperk wie opnames kan starten, niet elke deelnemer in een board-room mag dat zomaar.
6. 6Documenteer in de zaal-handleiding wanneer je opname mag starten en wat je vooraf zegt aan de deelnemers.

Past het bovenstaande niet?

Beschrijf je situatie hieronder. We sturen jouw input plus de stappen die je al zag naar onze AI en geven gericht vervolg-advies. Als het te risicovol is om zelf te doen, zeggen we dat ook.