Medewerkers sturen bonnetjes via WhatsApp, hoe kanaliseer ik dat?
WhatsApp is geen archief en geen verwerkings-systeem. De fix is een mail-naar-pakket adres of declaratie-app, plus een duidelijke afspraak dat WhatsApp niet meer telt als ingediend.
Probeer dit eerst zelf
- 1Activeer het mail-inbox-adres van je boekhoudpakket (Yuki, Moneybird, Exact, e-Boekhouden hebben dit allemaal) en deel het met het team.
- 2Of kies een declaratie-app met scan-functie (Klippa, Yokoy, Concur) zodat de medewerker direct een foto met meta-data instuurt.
- 3Communiceer hard dat WhatsApp geen geldig kanaal meer is, een bonnetje dat alleen daar staat wordt niet vergoed.
- 4Tijdens de overgang kan een gedeeld mailadres dienen, iemand sluist WhatsApp-foto's daarheen door, daarna afbouwen.
- 5Plan een korte instructie per team van 15 minuten, anders zakt het na 4 weken weer terug naar WhatsApp.
Wanneer ons inschakelen
Wil je een vaste declaratie-flow inrichten met goedkeuring en koppeling, dan helpen we de keuze en config.
Zie ook
- Overstap van Exact Online naar Yuki, openstaande posten en historie kloppen nietPakket-migraties klappen vaak om op grootboek-mapping en openstaande debiteuren/crediteuren. Zonder mapping-tabel verlies je context.
- Twinfield naar Exact, dimensies en kostenplaatsen verdwijnenTwinfield werkt met dimensies, Exact met kostenplaatsen en projecten. De vertaling is niet 1-op-1.
- Accountant vraagt om RGS-mapping, eigen grootboek volgt geen RGSHet Referentie Grootboekschema is de standaard die SBR-aangiften en accountant-software verwacht. Zonder mapping is elke jaarafsluiting handwerk.
Past het bovenstaande niet?
Beschrijf je situatie hieronder. We sturen jouw input plus de stappen die je al zag naar onze AI en geven gericht vervolg-advies. Als het te risicovol is om zelf te doen, zeggen we dat ook.
Of doe het helemaal niet zelf
Onze Managed IT-klanten zoeken dit soort vragen niet op. Eén aanspreekpunt, vaste prijs per maand, en het is binnen werktijd opgelost.