Een AI transcribeert onze meetings, mag dat?
Notuleren met AI is handig, maar deelnemers moeten weten dat het gebeurt. Stilzwijgend opnemen is in NL niet OK.
Probeer dit eerst zelf
- 1Vraag toestemming aan het begin van de meeting, mondeling én via een agenda-mededeling. Eén iemand bezwaar: schakel uit.
- 2Maak duidelijk waar de transcriptie naartoe gaat (Teams Premium, Otter, Read.ai, Fireflies). Externe tools = derden = vereisen een DPA.
- 3Bepaal een bewaartermijn. Een transcriptie is geen vergaderverslag, ruwe data weghouden na bijvoorbeeld 30 dagen voorkomt latere vragen.
- 4Vergeet niet: een AI-bot die mee aanwezig is in je call telt als deelnemer. Vraag voor externe meetings expliciet toestemming, anders zet hem uit.
- 5Zet in je AI-policy welke transcriptietool je standaard gebruikt en welke niet, dan voorkom je tien losse Otter-accounts.
Wanneer ons inschakelen
Komt een klant met de vraag waarom een bot in zijn call zat: bel ons voor een nette uitleg, niet improviseren.
Zie ook
- Mag ik een klantbestand of mail in ChatGPT plakken?Hangt af van het account en de instellingen. Een gratis ChatGPT en een Team-tenant gedragen zich anders dan veel mensen denken.
- Ik wil één pagina AI-beleid voor mijn teamEen echte one-pager werkt beter dan een dik document dat niemand leest. Vier kopjes en concrete voorbeelden.
- Hoe weet ik of een AI-antwoord verzonnen is?Modellen klinken zelfverzekerd, ook als ze fout zijn. Een paar vaste checks vangen de meeste fouten af.
Past het bovenstaande niet?
Beschrijf je situatie hieronder. We sturen jouw input plus de stappen die je al zag naar onze AI en geven gericht vervolg-advies. Als het te risicovol is om zelf te doen, zeggen we dat ook.
Of doe het helemaal niet zelf
Onze Managed IT-klanten zoeken dit soort vragen niet op. Eén aanspreekpunt, vaste prijs per maand, en het is binnen werktijd opgelost.