We weten niet meer wie welke AI-licentie heeft of betaalt
AI-tools sluipen het bedrijf in via expense-claims, persoonlijke kaarten en gratis-tier-uitnodigingen. Een licentie-audit één keer per kwartaal voorkomt dubbele kosten, vergeten seats en mensen die toegang houden na vertrek.
Probeer dit eerst zelf
- 1Trek een lijst uit je creditcard- en factuurboekhouding van alle AI-leveranciers. OpenAI, Anthropic, Google AI, Microsoft, GitHub, Cursor, Perplexity, Notion, Slack zijn de gebruikelijke. Voeg ook 'AI' als trefwoord toe in je financieel pakket.
- 2Vraag elke tool-admin om een seat-export. Vergelijk met je actuele personeelslijst. Ex-medewerkers of stagiairs blijven anders betalen en toegang houden.
- 3Tel de versies: zit iemand op Pro, Team of Enterprise terwijl het werk in de Team-tier past? En zit ergens een lossen Pro-seat die in de Team-licentie kan?
- 4Verifieer voor elke tool of de zakelijke voorwaarden actief zijn (geen training, EU-data-locatie waar mogelijk). Een persoonlijk Plus-account met zakelijk werk is een policy-overtreding ook al staat het op een visitekaartje.
- 5Leg de uitkomst vast in een eenvoudig register: tool, tier, aantal seats, kosten per maand, contractduur, eigenaar. Dat is meteen je M365- en NIS2-overzicht.
Wanneer ons inschakelen
Wil je dat we de eerste audit doen en het register opzetten in jouw bestaande tooling, dan kunnen we daar een dagdeel voor inplannen.
Zie ook
- Mag ik een klantbestand of mail in ChatGPT plakken?Hangt af van het account en de instellingen. Een gratis ChatGPT en een Team-tenant gedragen zich anders dan veel mensen denken.
- Ik wil één pagina AI-beleid voor mijn teamEen echte one-pager werkt beter dan een dik document dat niemand leest. Vier kopjes en concrete voorbeelden.
- Hoe weet ik of een AI-antwoord verzonnen is?Modellen klinken zelfverzekerd, ook als ze fout zijn. Een paar vaste checks vangen de meeste fouten af.
Past het bovenstaande niet?
Beschrijf je situatie hieronder. We sturen jouw input plus de stappen die je al zag naar onze AI en geven gericht vervolg-advies. Als het te risicovol is om zelf te doen, zeggen we dat ook.
Of doe het helemaal niet zelf
Onze Managed IT-klanten zoeken dit soort vragen niet op. Eén aanspreekpunt, vaste prijs per maand, en het is binnen werktijd opgelost.