Documenten die drie keer worden overgetypt

De situatie

Een offerte vertrok uit het CRM. Een medewerker tikte hem over in een Word-template (omdat de huisstijl daar zat). Daarna werd diezelfde data in het boekhoudpakket ingevoerd voor de factuur. Tot slot werd de PDF per mail naar de klant gestuurd, met handtekening uit Outlook.

Elke stap kostte tijd, en bij elke stap kon iets fout gaan: een bedrag dat verkeerd was overgetypt, een naam die afweek, een referentie die niet matchte. Niemand had geteld hoeveel facturen achteraf gecorrigeerd werden, maar iedereen had wel eens "die ene" gehad.

Wat we deden

We mapten samen het hele proces uit op één werkmiddag. Bij elke stap noteerden we: handmatig of geautomatiseerd, hoe vaak per week, hoe vaak ging het mis.

Daarna bouwden we één pipeline: CRM → boekhoudpakket via API, met een tussenstap die de PDF genereert in de huisstijl. Niet één megasysteem, maar een ketting van kleine stappen die we los konden monitoren. We zetten metingen aan voor en na, schreven een runbook, en deden twee weken pilot met één medewerker voordat de rest erop ging.

Wat het opleverde

Na de pilot en de uitrol:

- 78% minder handmatige stappen, van vijf tussenstappen naar één review-moment. - Foutpercentage gemeten op 0,3% (was eerder ~3% naar schatting van het kantoor zelf). - Een dag per week per fulltime medewerker terug naar klantwerk. - Een runbook waarin staat wat er nu nog handmatig is en waarom, zodat de volgende stap geen verrassing is.

De oprichter zei letterlijk: "ik wist niet dat het anders kon."

Wat dit niet was

Geen "AI doet alles voor je". Geen platform van zes cijfers waar je daarna aan vastzit. Geen black box waar niemand meer in kan kijken. We documenteren wat we bouwen, jullie team mag mee, als wij morgen weg zijn loopt het door.